خطوات إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية باحترافية

قد تكون في بداية إنشاء إستراتيجية تعلم وتطوير مناسبة للغرض لمؤسستك أو شركتك، أو ربما تكون قد نفذت بالفعل واحدة. وفي كلتا الحالتين، يساعد تحديد فجوات الأداء داخل عملك في إنشاء خطة تدريبية لموظفيك سيستفيدون منها بكل تأكيد. وإذا كانت لديك استراتيجية بالفعل، فربما يكون مزيج التعليم والتدريب الذي تقدمه لموظفيك يناسب ميزانيتك في الوقت الحالي. ولكن قد تكون هناك مشكلات في الأداء لا تعرفها، ويتعامل معها موظفوك بشكل يومي، مما يعيق إنتاجيتهم.

ويساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في تحديد المجالات التي تحتاج إلى معالجتها داخل مؤسستك أو منظمتك، بل ويمكن أن يساعد أيضًا في تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى التدريب ونوع التدريب الأنسب لهم. كما أن ذلك لا يسمح لك بإنفاق ميزانية التدريب الخاصة بك بشكل أكثر كفاءة فحسب، بل إنه يتجنب أيضًا أن تكون ذا نتائج عكسية في تقديم التدريب للموظفين الذين لا يحتاجون إليه، أو الأسوأ من ذلك، أن تقدم لهم نوعًا خاطئًا من التدريب.

ما هو تحليل الاحتياجات التدريبية؟

إن تحليل الاحتياجات التدريبية هو عملية مهنية لتحديد نوع التدريب الذي يحتاجه الموظفون في فترة زمنية محددة لتحسين أداء الموظف الوظيفي، بما في ذلك التقدم والنمو. ويستعرض تحليل الاحتياجات التدريبية حالة التدريب والتطوير في مؤسستك ويساعد في تحديد الفجوات المعرفية التي يجب سدها، حتى تتمكن من تحديد الأولويات وإنشاء استراتيجية تعلم وتطوير مناسبة للغرض.

أهمية تحليل الاحتياجات التدريبية

يساعدك تحليل الاحتياجات التدريبية على ترتيب أولويات التعلم والتطوير لشركتك أو منظمتك. وغالبًا ما يتم التغاضي عن أهمية تحليل الاحتياجات التدريبية عند وضع خطة تدريب للموظفين. وإليكم، ثلاث من الفوائد الرئيسية،عند القيام بتحليل الاحتياجات التدريبية، ألا وهي:

• سوف يمنح أصحاب الشركات رؤية واضحة للمهارات والخبرات التي تحتاجها المؤسسة أو الشركة للمضي قدمًا، وأي منها مفقود في الوقت الحالي، مما يعيق النمو في المستقبل. يسمح لك بإنشاء خطة تعلم وتطوير، بناءً على الحقائق وليس الافتراضات.

• ستوفر لكم فائدة أخرى؛ تتمثل في إنشاء خطة تستند إلى الحقائق، كأن تتجنبوا إضاعة الوقت في التدريب الذي لا صلة له بموظفيكم ولا يساعد مؤسستكم على النمو والتقدم، كما سيسمح لك توفير التدريب عند الحاجة لتوفير الوقت وتعزيز تفاعل الموظفين.

• يُعد إهدار الميزانية في التدريب غير الفعال أو الفائض أحد أكبر طرق إهدار الأموال التي يمكن أن تمتلكها المنظمة، ولكن عندما تعرف بالضبط أين يكون التدريب مطلوبًا داخل مؤسستك، فإنك تزيد من العائد على الاستثمار، مما يوفر الأموال التي كان من الممكن إنفاقها على التدريب غير الفعال.

جدول تحليل الاحتياجات التدريبية 

سيكون تحليل احتياجات التدريب مفيدًا في ثلاث مراحل مختلفة أثناء عمل موظفيك في مؤسستك:

1. تحليل الاحتياجات التدريبية الأولية: تتمثل الخطوة الأولى في تحديد أهداف مؤسستك فيما يخص التدريب والتطوير، وما يريده الموظفون ويحتاجون إلى استخلاصه من أي تدريب مستقبلي. ومن خلال إجراء تحليل احتياجات التدريب في هذه المرحلة، ستحصل على صورة جيدة للمهارات والخبرة التي يمتلكها موظفوك الآن، وفي المجالات التي قد يحتاجون فيها إلى مزيد من التدريب لسد أي فجوات معرفية.

2. تحليل الاحتياجات التدريبية (الموظفين الجدد): بمجرد أن تكون لديك استراتيجية رائعة للتدريب والتطوير، وأنك قد أنشأت قدرًا كبيرًا من محتوى التدريب وجمعه في عدد من الحقائب التدريبية، فمن الأهمية بمكان أن تتأكد من أن موظفيك يعرفون كيفية العثور على هذا المحتوى من الحقائب التدريبية ، وما هو التدريب الذي قد يناسبهم. لا يساعد التدريب غير الفعال على مشاركة الموظفين ولا يجعل عملية الإعداد للموظفين الجدد سهلة أيضًا. يمكنك استخدام تحليل احتياجات التدريب في هذا الوقت لطرح بعض الأسئلة على الموظفين الجدد؛ لتحديد احتياجات المتعلم الفردية وبناء خطة تدريبية مخصصة لكل منهم.

3. تحليل الاحتياجات التدريبية (الموظفين الحاليين): إن التدريب والتطوير المستمر لهما نفس الأهمية بالنسبة للموظفين الحاليين كما هو الحال بالنسبة للموظفين الجدد. يمكنك متابعة التقدم والتطوير المستمر من خلال إجراء تحليل للاحتياجات التدريبية، على سبيل المثال، كل ستة أو اثني عشر شهرًا لمعرفة ما إذا كان التدريب الذي يتلقاه موظفوك فعالًا في سد فجوات المهارات والمعرفة المحددة في البداية. ومن خلال إجراء هذه التحليلات بشكل متكرر، يمكنك تكييف احتياجات التدريب والحفاظ على النمو المهني في مسار تصاعدي.

أنواع  تحليل الاحتياجات التدريبية

اعتمادًا على ما تحتاج إلى تقييمه داخل مؤسستك، هناك أنواع مختلفة من تحليل احتياجات التدريب التي يجب مراعاتها لمجموعة واسعة من الجهات:

• التحليل التنظيمي: ما الذي تحاول المنظمة تحقيقه بشكل عام هو السؤال الرئيسي المطروح مع هذا النوع من التحليل، والذي ينظر في الاستراتيجيات والأهداف والغايات داخل العمل ويقيم احتياجات العمل. يتعلق الأمر بمعرفة "السبب" وراء الحاجة إلى التدريب؛ من قرر أنها فكرة جيدة؟ لماذا يُنظر إلى التدريب على أنه الحل لمشكلة العمل وما هو التدريب السابق الذي قدمته المنظمة لموظفيها؟

• تحليل الأفراد: يحدد تحليل الأفراد الموظفين الذين سيتلقون التدريب وما هو مستوى معرفتهم في المهمة المطروحة، وأسلوب التعلم الخاص بهم ومن أو أي برنامج سيجري التدريب. كما سيوضح سبب الحاجة إلى التدريب؛ لأنه يتم إدخال برامج جديدة، على سبيل المثال، أو أن السياسات والإجراءات قد تغيرت ويحتاج الموظفون إلى تحديث العمل الجديد.

• تحليل العمل/ المهمة: يحدد هذا النوع من تحليل احتياجات التدريب المهارات والمعرفة اللازمة لأداء مهمة معينة وإكمالها. من المهم أن تعرف هذا قبل أن تجعل موظفيك يقومون بالتدريب، للتأكد من أن التدريب يتداخل بشكل كافٍ مع المهام الفعلية التي سيحتاجون إلى القيام بها.

• تحليل الأداء: يحدد تحليل الأداء ما إذا كان أداء الموظفين يصل إلى المستوى القياسي أو إذا كان أقل من التوقعات، وإذا كان الأمر كذلك فهل يمكن أن يساعد التدريب في سد فجوة الأداء.

• تحليل ملاءمة التدريب: قبل أن تنطلق وتبدأ في وضع استراتيجية رائعة للتدريب والتطوير، سيكون من الجيد معرفة ما إذا كان التدريب هو في الواقع أفضل حل لمشكلة عملك أو فجوة الأداء. التدريب هو أحد الحلول، ولكنه ليس دائمًا الأكثر كفاءةً.

• تحليل التكاليف والفوائد: تود أي منظمة معرفة عائد الاستثمار لتدريب موظفيها. سيكون توفير تدريب فعال لموظفيك، بناءً على تقييمات مشكلة العمل، والأهداف التنظيمية المستقبلية، وأداء الموظفين، والفجوات في المهارات، أكثر فعالية. ينتج عن التدريب الفعال في العائد عائد استثمار أكبر من الاستثمار المالي والموارد التي تم إجراؤها في البداية لتوفير التدريب.

مسؤولية تحديد الاحتياجات التدريبية 

ﺇﻥ مسؤولية تحديد الاحتياجات التدريبية  ﻫﻲ ﻋﻤﻠﻴﺔ مشتركة لأنها نتيجة تعاون جهود مبذولة يشترك فيها المتدرب نفسه ﻟﻤﻌﺭﻓﺘﻪ بتفاصيل ﻋﻤﻠﻪ، ورئيسه المباشر ﻟﻤﻌﺭﻓﺘﻪ بطبيعة ﻋﻤل ﺍﻷﻓﺭﺍﺩ وما يلزمهم من معارﻑ ومهارات ﻷﺩﺍﺀ ﺍﻟﻌﻤل ومسؤول التدريب لأنه على اتصال دائم بالمتدربين، إضافةً إلى استعانة المنظمة بمستشارين خارجيين ودعم الإدارة العليا للنشاط ﺍﻟﺘدريبي. 

1. ﺍﻷﻓﺭﺍﺩ العاملين: وهم يمثلون مصدرًا أساسيًا في تحديد الاحتياجات التدريبية، نظرًا لأنهم الأقدر على تحديد احتياجاتهم التدريبية لمعرفتهم بتفاصيل العمل وجزئيات من ناحية، واحتياجاتهم الذاتية من ناحية أخرى، أي احتياجاتهم المعرفية والمهارية. 

2. الرئيس المباشر: هو الذي يشرف على العمل ومطلع على طبيعة أداء العاملين، وما يحتاجون إليه من مهارات ومعلومات للأداء على أكمل وجه. 

3. القائمون على إدارة التدريب والتأهيل: وهم الأشخاص المسؤولون والمكلفون رسميًا بالقيام بعملية تحديد الاحتياجات التدريبية، ويكونون على اتصال دائم بالأفراد العاملين وينقصون المعلومات منهم، وبذلك يستطيعون تحديد الاحتياجات التدريبية.

4. المستشارون الخارجيون: وهم الذين ينتمون إلى هيئة تدريبية استشارية مستقلة متخصصة في عملية التدريب. 

5. دعم الِإدارة العليا: أي أن الإدارة العليا لها دور هام وجوهري في دعم وتأييد التدريب وتحديد الاحتياجات التدريبية، حيث إن جميع الجهود التي سبق ذكرها لا يمكن أن تكتمل إلا إذا كان هناك دعم من الإدارة العليا لتسهيل مهامهم.

كيفية القيام بتحليل الاحتياجات التدريبية

الآن، بعد أن تعرفت على تحليل الاحتياجات التدريبية وسبب أهميته، دعنا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك. هذه هي المستويات الثلاثة الأولية لتحليل احتياجات التدريب:

1. حدد مجموعات المهارات الأساسية وأهداف ونتائج التدريب: من الأهمية بمكان أن تكون المنظمة قد حددت أهدافًا وغايات تعليمية بوضوح أولاً، ثم تقرر بعد ذلك مجموعات المهارات اللازمة للوصول إلى النتائج المطلوبة.

2. تقييم مهارات الموظفين وإبراز فجوة المهارات: بمجرد تحديد مجموعة المهارات اللازمة للوصول إلى أهداف وغايات التعلم المتفق عليها، سيتعين عليك تقييم مهارات موظفيك لمعرفة إلى  أين وصلت،. إن وجدت أن هناك فجوات في المعرفة والمهارة تحتاج إلى المعالجة. يمكنك العثور على هذه الثغرات عن طريق إجراء تقييمات التعلم الإلكتروني، من خلال الملاحظات وإجراء الاستطلاعات والتقييمات.

3. تقييم أولويات ومبادرات التعلم والتطوير الحالية: ليس لدى موظفيك ساعات غير محدودة في أسبوع عملهم يمكنهم قضاؤها في التدريب والتطوير، لذلك من المهم تحديد أولويات الفجوات المعرفية المحددة، بناءً على الأهداف التنظيمية التي حددتها. اجتمع مع الأشخاص المسؤولين عن قسم التدريب والتطوير داخل مؤسستك، وقم بترتيب الفجوات المحددة وفقًا لتقييمات رضا العملاء أو أرباح الشركة أو المؤشرات الرئيسية الأخرى.

وبمجرد الانتهاء من هذه الخطوات الثلاث، من المهم تقييم موارد التعلم والتطوير الحالية لديك لمعرفة ما إذا كانت تتناسب مع أهدافك الجديدة ونتائج التعلم. هناك العديد من الطرق لتدريب فريقك في مكان العمل، وهناك الكثير من الأفكار حول كيفية تضمين التعلم عبر الإنترنت والتدريب الإلكتروني في استراتيجية التدريب والتطوير الخاصة بك.

فوائد تحليل الاحتياجات التدريبية

إذا وصلت إلى هذا الحد، فربما تكون على دراية ببعض الفوائد التي تعود على نشاطك التجاري من إجراء تحليل احتياجات التدريب. وإليكم استعراض بسيط لعدد قليل من فوائد هذا التحليل على شركتك، كما يلي: 

يسمح لك بتحديد الفجوات المعرفية قبل أن تصبح مشكلة: يبدو هذا صحيحًا عبر مؤسستك، ليس فقط في فضاء التدريب والتطوير، ولكن يثبت هذا التحليل أنه من الأفضل معرفة المشكلات المحتملة و الفجوات المعرفية قبل أن تصبح مشكلة.

يساعد مؤسستك في التخطيط للتدريب لهذا العام: يأخذ تحليل احتياجات التدريب عمل التخمين من تدريبك وتطويرك. أنت تعرف ما هي فجوات المهارات والمعرفة التي تحتاج إلى سدها داخل مؤسستك، ولكنه يجعل من السهل إنشاء خطة عندما تعرف ما هو التدريب المطلوب ومن يحتاج إليه.

يسلط الضوء على التدريب الذي ربما لم تفكر فيه: بدلًا من محاولة تلبية جميع طرق التدريب الجديدة أو الحالية أو تنفيذها في جدول التدريب الخاص بك، سيُظهر لك تحليل الاحتياجات التدريبية: ما هو التدريب الذي قد يكون مفيدًا بناءً على فجوات المهارات والمعرفة التي تنشأ. 

يظهر من يجب أن يحضر أي الدورات التدريبية: لا تتمتع مؤسستك ولا موظفوك بوقت غير محدود لحضور فرص التدريب والتطوير، لذلك ستسمح لك خطة التدريب المخصصة بإنفاق ميزانية التدريب والتطوير بحكمة، وتحقيق أكبر قدر من الفوائد لموظفيك.

يساعد في تحديد أولويات احتياجات التدريب: يساعد تحليل احتياجات التدريب في تحديد فجوات المهارات والمعرفة التي يجب سدها في أسرع وقت ممكن ، وأي منها يمكن أن ينتظر. سيساعد ذلك في تحديد أولويات التدريب لموظفيك.

حتى لو كنت تعرف إلى أين تريد أن تذهب، كيف تخطط لمسار شركتك، يجب أن تبدأ كل مبادرة تدريبية في شركتك بتحليل الاحتياجات التدريبية، وفي كثير من الأحيان، تندفع الشركات لنشر التدريب لسد الفجوات أثناء إنشاء دورة تدريبية جديدة. وقد يستغرق الأمر بعض الوقت مقدمًا، ولكن، تمامًا مثل التنقل الذكي، يساعدك التحليل القوي في توجيهك حول المطبات المحتملة وحالات التباطؤ لمساعدة المتدربين، أي الموظفين، في الوصول إلى حيث يحتاجون إلى التدريب. 

ويُعد تحليل احتياجات التدريب هو أقرب شيء إلى الانتقال المتاح لك كجزء من مجموعة أدوات التدريب الإلكتروني الخاصة بك، بدلًا من مجرد الوصول إلى الطريق بشكل أعمى، يساعدك تحليل الاحتياجات التدريبية على تحديد أفضل طريق للنجاح وإنفاق وقت مؤسستك ومالها بشكل أفضل.