نصائح لإعداد حقائب العلاقات العامة

العلاقات العامة أصبحت جزء لا يتجزأ من الإدارة في جميع الشركات و المؤسسات و يتأثر بعملها جميع الأقسام من أصغرهم لأكبرهم .

و تم تعريف العلاقات العامة بأكثر من تعريف من أهمهم :

تعريف العلاقات العامة في قاموس أكسفورد : ( العلاقات العامة هي الفن القائم على أسس علمية لبحث انسب طرق التعامل الناجحة المتبادلة بين المنظمة وجمهورها الداخلي و الخارجي لتحقيق أهدافها مع مراعاة القيم والمعايير الاجتماعية و القوانين و الأخلاق العامة بالمجتمع ).

تعريف الجمعية الدولية للعلاقات العامة : ( هي وظيفة إدارية دائمة و منظمة تحاول المؤسسة العامة أو الخاصة عن طريقها أن تحقق مع من تتعامل - أو يمكن أن تتعامل - معهم التفاهم و التأييد والمشاركة ، وفي سبيل هذه الغاية على المؤسسة أن تستقصي رأي الجمهور نحوها و أن تكيف معه - بقدر الإمكان - سياستها وتصرفاتها وان تصل عن طريق تطبيقها لبرامج الإعلام الشامل إلى تعاون فعال يؤدي إلى تحقيق جميع المصالح المشتركة ) .

عرفت الرابطة العالمية لجمعيات العلاقات العامة المصطلح بأنه : « فن وعلم المجتمع لتحليل الاتجاهات ، و توقع النتائج المترتبة عليها ، وتقديم المشورات لرواد الأعمال ، و تنفيذ الاستراتيجيات والبرامج التي تم التخطيط لها ، و التي سوف تخدم كلًا من المنظمة و المصلحة العامة ».

لذا فمجال العلاقات العامة لا غنى عنه ، فمن الطبيعي أن يكون هناك أشخاص كُثر يحتاجون لتعليمه و بالطبع هذا يكون عن طريق الدورات و التدريب .

فإذا كنت مدرب في مجال العلاقات العامة فسنقدم لك بعض النصائح التى تساعدك على إعداد حقيبة تدريبية بشكل مُتقن و إذا كنت متدرب فذلك سيفيدك بإن تميز بين الحقيبة المُعدة بشكل جيد و الحقيبة التى لم تُعد جيداً و لن تفيدك .

ما تحتاج أن توضحه في محتوى حقيبتك التدريبية هو :

• تاريخ ظهور العلاقات العامة والتطور الذي حدث لها .
• الوظائف الأساسية للعلاقات العامة .
• أهمية العلاقات العامة للمؤسسات و الشركات .
• أحدث التطبيقات للعلاقات العامة في العام .
• التنفيذ بإحترافية لخطط العلاقات العامة .
• المهارات الشخصية في قراءة لغة الجسد ، ولغة العيون ، و التعرف على أنماط و أنواع البشر .
• مهارات التعامل مع القيادات والمسؤولين .
• أسس التواصل الفعال .
• الصورة الذهنية للمؤسسة .
• مقاييس تقييم الأداء .
• التعامل مع وسائل التواصل الاجتماعي بمهارة .
• التعامل مع وسائل الإعلام و الصحافة و تعلم الدبلوماسية في الردود على وسائل الإعلام والأسئلة الإعلامية .
• تطوير مهارة كتابة الأخبار الصحفية .
• مهارات التفاوض .
• مهارات الاجتماعات تنظيماً و تنفيذاً و مشاركة .
• تقييم ردود الأفعال .
• مهارة سرعة البديهة و بناء الشخصية المؤثرة .
• مهارات تطوير المؤسسة وتطوير العمل في مجال العلاقات العامة .
• صناعة الاسم و العلامة التجارية باحتراف .
• الآداب والضوابط الدولية في العلاقات العامة .
• التعرف على المعنى الحقيقي لرجل العلاقات العامة .
• أنواع العلاقات العامة وتوضيح الفرق بينهم .
• اتجاهات العلاقات العامة .
• أدوات العلاقات العامة .

و بالطبع كل هذا يحتاج لوسائل مستخدمة و هي :

الاتصالات الشخصية

هي أبرز الوسائل لأن من خلالها يمكن قياس رد الفعل والاستجابة لما يتم عرضه من أفكار و مقترحات أو توجيهات .

الاتصالات المرئية

هي التى تتم باستخدام حاسة البصر ، كالصور الفوتوغرافية و الفيديوهات و الأفلام و التلفزيون و المعارض .

الوسائل المطبوعة وهي تنقسم إلى :

البريد المباشر و هي تعد أيضاً من الوسائل الهامة و الرئيسية في عملية التسويق المباشر

المطبوعات و هي تستكمل دور البريد المباشر و ذلك لأنها تعطي المزيد من المعلومات عن الموضوع المستهدف إيصاله و تكون مثل : الكتيبات الصغيرة ، و المغلفات البريدية .

الدور الفعلي لوظيفة العلاقات العامة داخل المؤسسات

التخطيط و توضيح الحقائق :

و ذلك يكون من أجل تحقيق صورة بينية جيدة فتقوم بعض المكاتب أو الشركات أو المؤسسات بتقصي الحقائق حول مؤسسات أخرى لكي تعرف نقاط القوة و نقاط الضعف التي تميز عمل المؤسسات الأخرى المنافسة لها .

التخطيط والبرمجة :

بعد ترتيب النتائج التي توصلت إليها إدارة العلاقات العامة من خلال عملية تقصي الحقائق يقع التخطيط و البرمجة للمؤسسة من خلال وضع خطط متوسطة و طويلة المدى و ذلك لمحاولة ترويج صورة ذهنية جيدة للمؤسسة تكون مختلفة لصورة المكاتب أو الشركات أو المؤسسات المنافسة .

الاتصال والتنفيذ :

 لنجاح عملية التخطيط « الخطة المتوسطة و الخطة طويلة المدى » تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الاتصالية بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة و من هذه الوسائل ( الاجتماعات ، و المؤتمرات ، و اللقاءات ) .

إعدادك لحقيبة تدريبية مميزة يجعلك ناجح في المجال أكثر فإذا كنت تريد قراءة مقالات أكثر في هذا المجال فستجدها على موقعنا .